In Zeiten von Fachkräftemangel und zunehmender Fluktuation wird die Bindung von Mitarbeitenden zu einem der wichtigsten Ziele moderner Personalpolitik. Unternehmen, die auf langfristige Motivation und Mitarbeiterentwicklung setzen, sind klar im Vorteil.
Eine wirksame Methode, um diese Ziele zu erreichen, sind Motivations- oder Bleibegespräche. Sie bieten die Möglichkeit, auf die Bedürfnisse der Beschäftigten einzugehen, Unzufriedenheit zu erkennen und proaktiv nach Lösungen zu suchen, die sowohl für die Mitarbeitende als auch für das Unternehmen gewinnbringend sind.
In diesem stg-Impuls erfahren Sie, wie sich Motivationsgespräche bestmöglich im Führungsalltag nutzen lassen.
Gute Gespräche führen kann man lernen – schauen Sie gern bei unserem passenden Workshop „Verstehen und verstanden werden“ mal vorbei.
Die Bedeutung von Motivationsgesprächen
Motivationsgespräche sind weit mehr als bloße „Bleib-bei-uns“-Gespräche. Sie bieten Raum für einen offenen Austausch, in dem es um Beweggründe, Sorgen und Wünsche der Mitarbeitenden geht.
Das zahlt sich aus, denn Studien zeigen, dass eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen, höhere Produktivität und eine bessere Arbeitszufriedenheit in direktem Zusammenhang stehen mit regelmäßigen und konstruktiven Gesprächen über die persönliche Entwicklung. Besonders wichtig und wirksam sind diese Gespräche, wenn Mitarbeitende unzufrieden sind oder gar erwägen, sich nach anderen Jobs umzusehen.
Hier kann ein gutes Gespräch den entscheidenden Unterschied machen – zwischen der Kündigung und einer (noch oder wieder) stärkeren Bindung ans Unternehmen.
Psychologische Aspekte der Motivation
Hilfreich für die Gestaltung wirksamer Motivationsgespräche ist das Verständnis der psychologischen Grundlagen der Motivation. Laut Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie wird die Arbeitszufriedenheit durch Hygienefaktoren (wie etwa Gehalt oder Arbeitsbedingungen) und Motivatoren (zum Beispiel Anerkennung, Verantwortung und persönliche Weiterentwicklung) beeinflusst. Während unzureichende Hygienefaktoren eher auf das Negativkonto einzahlen, was die Arbeitszufriedenheit angeht, wirken sich die intrinsischen Motivatoren insgesamt förderlich aus. Sie gilt es deshalb, im Gespräch besonders zu fördern.
Ein weiteres wichtiges Konzept ist der sog. Person-Environment-Fit. Das heißt: Passen Aufgaben, Arbeitsumfeld, Führungskraft und Teamdynamik gut zu den individuellen Bedürfnissen und Fähigkeiten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters, schafft das eine tragfähige Grundlage für Identifikation und Motivation.
Vorbereitung auf ein Motivationsgespräch
Wie bei jedem Gespräch spielt die Vorbereitung eine Schlüsselrolle für den Erfolg eines Motivationsgesprächs. Personalverantwortliche informieren sich im Vorfeld über den aktuellen Stand der Mitarbeitenden: Welche Projekte werden betreut? Gibt es in letzter Zeit Auffälligkeiten in der Arbeitsleistung oder im Verhalten? Hilfreich ist es auch, sich mögliche interne oder externe Faktoren vor Augen zu führen, die zur Unzufriedenheit beitragen könnten.
Praxistipps für das Führen von Motivationsgesprächen
1. Rahmenbedingungen schaffen
Stellen Sie sicher, dass das Gespräch in einer ruhigen und ungestörten Umgebung stattfindet. Der/die Mitarbeitende sollte sich wohl und sicher fühlen, um offen über ihre/seine Gedanken und Gefühle sprechen zu können. Planen Sie genügend Zeit ein, um alle relevanten Themen anzusprechen, und vermeiden Sie es, das Gespräch zu unterbrechen.
2. Aktives Zuhören und Empathie
Das A und O eines erfolgreichen Motivationsgesprächs ist aktives Zuhören. Lassen Sie die/den Mitarbeitenden ihre/seine Perspektive schildern, und hören Sie aufmerksam zu. schließlich geht’s nicht nur darum, Worte zu verstehen, sondern auch die zugrunde liegenden Gefühle und Beweggründe zu erkennen. Ihre Empathie macht den Unterschied.
3. Bedürfnisse ermitteln und konkrete Lösungen anbieten
Fragen Sie nach den Bedürfnissen der/des Mitarbeitenden: Was fehlt aktuell, um die Arbeit erfüllender zu gestalten? Welche Veränderungen könnten die Motivation steigern? Hier ist es wichtig, realistische Perspektiven aufzuzeigen. Die gemeinsame Suche nach Lösungsansätzen, wie Weiterbildungsangebote, neue Verantwortungsbereiche oder flexiblere Arbeitszeiten, kann hier motivierend wirken.
Bleiben Sie immer am Puls der Zeit mit unserem monatlichen Newsletter zu allen Themen rund um Ihre Personalarbeit und mentale Gesundheit. Sie können sich hier direkt anmelden:
4. Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen
Motivationsfördernd wirkt für viele Beschäftigte auch, wenn sie ganz konkrete Perspektiven für ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung sehen. Deshalb zeigen Sie konkrete Wege auf, wie sich die/der Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln kann. Dazu gehören nicht nur mögliche Beförderungen, sondern auch Schulungen, neue Projekte oder die Übernahme von Führungsverantwortung – in der Linie wie auch im Projekt.
5. Verbindliche Vereinbarungen treffen
Zum Abschluss des Gesprächs legen Sie gemeinsam konkrete Maßnahmen und nächste Schritte fest. Dies kann ein gemeinsames Ziel sein, das bis zum nächsten Gespräch erreicht werden soll, oder auch ein individueller Entwicklungsplan, der die Fortschritte dokumentiert. Verbindliche Vereinbarungen helfen, den Erfolg des Motivationsgesprächs messbar zu machen, und schaffen Klarheit.
Langfristige Bindung durch regelmäßige Gespräche
Motivationsgespräche sind keine „One-Timer“ – sie sollten regelmäßig stattfinden. Nur so lässt sich kontinuierlich die Stimmung im Team erfassen, auf Probleme frühzeitig reagieren und die Mitarbeitenden langfristig ans Unternehmen binden. Regelmäßige Feedback-Schleifen geben den Beschäftigten im Austausch mit ihrer Führungskraft die Möglichkeit, die eigene Entwicklung immer wieder zu reflektieren und so auf Kurs zu bleiben.
Fazit: Motivationsgespräche als strategisches Instrument
In einer Zeit, in der qualifizierte Mitarbeitende schwer zu finden sind, stellen Motivationsgespräche ein wirksames Mittel dar, um wertvolle Talente im Unternehmen zu halten und ihre Zufriedenheit zu steigern. Ein gut geführtes Motivationsgespräch kann nicht nur kurzfristige Probleme lösen, sondern auch die Grundlage für eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit schaffen.
Für Personalverantwortliche bedeutet das: Offene Kommunikation, empathisches Zuhören und eine klare Struktur sind die Schlüssel für wirksame und erfolgreiche Gespräche.
Für eine gute Vorbereitung haben wir hier noch eine Checkliste für Sie zum Download: